Cahier de mission · Pilote
Ce document accompagne le devis DEV-2026-002 et en est inséparable. En cas de contradiction entre les deux, le présent Cahier de mission prévaut.
Le Client est établi hors Union européenne. La prestation est réalisée par le Studio depuis la France.
Le Studio s'engage à réaliser pour le Client un pilote d'audit et de dé-risquage de son système de gestion, en vue d'une transformation ultérieure. La mission porte sur la cartographie chiffrée du système actuel (fichiers Excel, Google Drive, workflow de dispatch et d'administration), la priorisation des chantiers d'automatisation, la livraison d'une première automatisation prouvée, l'évaluation technique du chemin de dispatch WhatsApp, et la décision d'architecture pour un futur build.
Le pilote a pour finalité de lever l'incertitude qui précède un investissement de transformation : savoir où l'entreprise perd son temps, prouver une première victoire, et établir ce qui est techniquement faisable avant d'engager un développement de plus grande ampleur. Il ne comprend pas le build de transformation, qui fait l'objet d'un chiffrage distinct à l'issue du pilote (voir §7).
Les cinq livrables ci-dessous constituent l'intégralité du périmètre facturé. Tout élément ne figurant pas dans cette liste est hors périmètre et fait l'objet d'un avenant (voir §3.3).
| # | Livrable | Critère d'acceptation |
|---|---|---|
| 1 | Audit système et workflow chiffré : cartographie du système actuel (Google Drive, fichiers Excel, workflow de dispatch et d'administration), avec le temps perdu chiffré par rôle et par tâche sur données réelles. | Le document est remis. Le temps perdu est chiffré par rôle et par tâche à partir des données réelles fournies par le Client. |
| 2 | Roadmap de transformation priorisée : backlog des chantiers d'automatisation, classés par certitude et par valeur, avec estimation du gain de temps par chantier. Le séquencement est décidé par le Studio. | Le document est remis. Chaque chantier identifié porte une priorité et une estimation de gain. |
| 3 | Un quick win livré et prouvé : une automatisation à faible risque, hors WhatsApp, choisie par le Studio au démarrage de l'audit, livrée fonctionnelle avec preuve. | L'automatisation fonctionne sur un cas réel du Client, avec preuve à l'appui (démonstration ou capture du résultat). |
| 4 | Spike de dé-risquage WhatsApp / dispatch : évaluation technique du chemin de dispatch (lecture du groupe WhatsApp, options envisagées), avec verdict go / no-go documenté et prérequis pour le build. | Le verdict go / no-go est rendu par écrit, motivé, avec les prérequis techniques identifiés. |
| 5 | Décision d'architecture : la stack retenue pour le futur build de transformation, tranchée par le Studio, documentée dans une note d'architecture courte. | La note d'architecture est remise. Elle tranche la stack retenue et motive le choix. |
Le pilote est réputé livré lorsque les cinq livrables ci-dessus sont rendus et que le quick win (livrable 3) est prouvé sur un cas réel. C'est cet événement qui déclenche le solde (§5).
Pour que le chantier soit livrable et que les attentes soient claires des deux côtés, ne font pas partie de ce pilote :
Tout ce qui n'est pas listé au §3.1 est hors périmètre. Une demande hors périmètre en cours de mission est la bienvenue, elle fait alors l'objet d'un avenant chiffré avant d'être engagée.
La réalisation du pilote suppose la coopération du Client sur les points suivants. Le calendrier s'ajuste si ces éléments tardent.
On propose un déroulé par étapes ; le calendrier précis se cale ensemble au démarrage.
| Phase | Ce qui se passe | Validation Client requise |
|---|---|---|
| Cadrage | Accès aux données, choix du candidat quick win par le Studio, planning des entretiens. | Oui : le Client confirme les accès et la disponibilité de l'équipe. |
| Audit | Cartographie du système et du workflow, chiffrage du temps perdu par rôle et par tâche. | Oui : le Client confirme que les données analysées sont représentatives. |
| Quick win et spike | Livraison de la première automatisation prouvée ; évaluation technique du chemin WhatsApp et verdict go / no-go. | Oui : le Client constate le quick win sur un cas réel. |
| Roadmap et architecture | Roadmap priorisée et note d'architecture, remises et présentées. | Oui : le Client accuse réception des livrables. |
Le calendrier précis est calé ensemble au démarrage de la mission.
TVA non applicable, art. 293 B du CGI (franchise en base de TVA). Le Studio relève du régime de la franchise en base de TVA : les montants sont nets, aucune TVA n'est ajoutée. En cas de sortie de ce régime en cours d'exécution, la TVA légalement exigible serait ajoutée au prix.
Le règlement s'effectue par virement bancaire en euros (Wise ou virement SEPA). Les coordonnées bancaires sont communiquées avec la facture d'acompte.
La livraison déclenchant le solde est définie comme : la remise des cinq livrables du §3.1 et la preuve du quick win (livrable 3), au sens du §3.2.
Le prix est fixé net en euros. Le Client règle en euros. Le risque de change entre l'euro et toute autre devise est à la charge du Client. Le virement en euros (Wise ou SEPA) est recommandé pour limiter les frais.
En cas de retard de paiement, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros est due de plein droit, et des intérêts de retard courent à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, au taux de trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur. Lorsque les frais de recouvrement réellement exposés dépassent le forfait, le Studio peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs.
Le pilote est un travail d'audit, d'évaluation et de conception. Le Studio s'engage à mettre en œuvre les diligences raisonnables d'un professionnel de sa spécialité et à remettre les cinq livrables du §3.1. Les conclusions de l'audit, la priorisation de la roadmap, le verdict du spike WhatsApp et la décision d'architecture constituent l'analyse et le jugement professionnel du Studio ; ils sont rendus au regard des données disponibles au moment de la mission.
Le spike de dé-risquage WhatsApp a précisément pour objet de statuer sur la faisabilité du chemin de dispatch : un verdict « no-go » motivé est un livrable pleinement exécuté, au même titre qu'un verdict « go ». Le Client reconnaît qu'un résultat négatif documenté est une valeur du pilote (il évite un investissement dans un chemin non viable), et non une inexécution de la mission.
La mission s'appuie sur des systèmes tiers sur lesquels le Studio n'exerce aucun contrôle (Google Drive, Google Sheets, WhatsApp Business, et les outils d'IA utilisés pour l'analyse). Le Studio ne maîtrise ni les évolutions, ni la disponibilité, ni les conditions d'utilisation de ces services. Les travaux d'évaluation et d'adaptation à ces systèmes constituent une obligation de moyens, non de résultat. En particulier, la faisabilité de la lecture du groupe WhatsApp dépend de contraintes techniques et contractuelles propres à WhatsApp que le spike a précisément pour objet de mesurer.
Le Studio conserve l'intégralité des droits de propriété intellectuelle sur le moteur, les automatisations, l'architecture, les composants techniques, le code source et les patterns réutilisables développés dans le cadre de la mission, qu'il s'agisse d'éléments antérieurs ou créés à cette occasion. Aucune disposition du présent Cahier de mission n'emporte cession de ces droits au Client.
Le Client bénéficie, sur le quick win et les automatisations qui lui sont livrés dans le cadre du pilote, d'une licence d'usage perpétuelle, personnelle, non exclusive, non cessible et non sous-licenciable, pour les besoins de son activité de maintenance et de rénovation. Cette licence autorise l'usage à vie pour l'exploitation de l'entreprise du Client ; elle n'autorise ni la revente, ni la sous-licence, ni la mise à disposition à un tiers, sauf accord écrit et préalable du Studio.
Les librairies internes, outils transverses, patterns réutilisables et savoir-faire du Studio restent dans tous les cas propriété du Studio.
Option d'acquisition (full-ownership). Si le Client souhaite acquérir la propriété complète du code livré au titre du build, plutôt qu'une licence d'usage, cette option existe. Elle est chiffrée au moment du build (Bloc 2), à un prix qui reflète la perte, pour le Studio, d'un actif réutilisable. Elle est formalisée par un acte de cession distinct qui précise, pour chaque droit cédé pris distinctement, son étendue, sa destination, le lieu et la durée d'exploitation, conformément aux exigences applicables en matière de cession de droits d'auteur. Cette option n'est pas comprise dans le présent pilote.
Les données de travail du Client (fichiers Excel, exports Google Drive, données de ventes, de stock, d'interventions, contacts) demeurent sa propriété exclusive. Elles ne sont utilisées que pour les besoins de la mission. Les outils d'IA utilisés pour l'analyse ne reçoivent que les données nécessaires à la tâche, et rien n'est retenu au-delà de ce qui est nécessaire à l'audit.
En fin de mission, pour quelque cause que ce soit, le Client récupère ses données dans un délai de quinze (15) jours, dans un format standard et réutilisable. Le Studio procède ensuite à la suppression des données de travail du Client de ses systèmes, sauf obligation légale de conservation, et l'atteste auprès du Client sur simple demande.
Note sur la protection des données. Le Client est établi hors Union européenne (Thaïlande). Le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) ne s'applique pas à cette mission, et le présent Cahier de mission ne comporte donc pas de contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD. Le respect de la réglementation thaïlandaise de protection des données (PDPA) applicable à l'activité du Client relève du Client et n'entre pas dans le périmètre de la mission du Studio.
La responsabilité du Studio au titre de la présente mission est limitée aux dommages directs, prévisibles et matériels subis par le Client et résultant d'une faute prouvée du Studio dans l'exécution de ses obligations.
En tout état de cause, le montant total des sommes que le Studio pourrait être tenu de verser au Client, toutes causes confondues au titre de la présente mission, ne pourra excéder le montant total effectivement réglé par le Client au titre du présent Cahier de mission.
Sont expressément exclus de la réparation les dommages indirects et immatériels, tels que la perte d'exploitation, la perte de chiffre d'affaires, la perte de marge, la perte de données imputable à un tiers ou au Client, la perte de clientèle ou l'atteinte à l'image.
La présente limitation ne s'applique pas en cas de manquement du Studio à son obligation essentielle, ni en cas de faute lourde ou dolosive du Studio, ni dans les cas où la loi prohibe une telle limitation.
Chaque Partie s'engage à tenir strictement confidentielles les informations, données, documents et savoir-faire de l'autre Partie auxquels elle a accès dans le cadre de la mission, à ne les utiliser que pour les besoins de celle-ci, et à ne pas les divulguer à des tiers sans accord écrit préalable.
Cet engagement vaut pendant toute la durée de la mission et pour une durée de trois (3) ans suivant son terme, quelle qu'en soit la cause. Sont exclues de cette obligation les informations tombées dans le domaine public sans faute de la Partie réceptrice, celles déjà connues d'elle avant leur communication, et celles dont la divulgation est imposée par la loi ou une autorité compétente.
Résiliation pour faute. En cas de manquement grave de l'une des Parties à ses obligations, l'autre Partie peut résilier le présent Cahier de mission après l'envoi d'une mise en demeure restée sans effet pendant un délai de quinze (15) jours.
Résiliation pour convenance. Chaque Partie peut mettre fin à la mission pour convenance, moyennant un préavis de trente (30) jours notifié par écrit. Dans ce cas, le Studio est rémunéré au prorata des prestations effectivement réalisées et engagées à la date d'effet de la résiliation, l'acompte versé restant acquis à hauteur du travail accompli.
Quelle que soit la cause de la résiliation, les Parties exécutent les obligations de restitution des données prévues au §6.4.
Le présent Cahier de mission est régi par le droit français.
À défaut de résolution amiable d'un différend né de son interprétation ou de son exécution, compétence est attribuée aux tribunaux du ressort de Niort (Deux-Sèvres), siège du Prestataire, y compris en cas de pluralité de défendeurs, d'appel en garantie ou de procédure d'urgence.
Ces perspectives ne font pas partie du présent Cahier de mission. On les esquisse pour donner de la visibilité, pas pour engager le Client aujourd'hui.
À l'issue de l'audit et une fois le spike WhatsApp tranché, le build de transformation est chiffré fermement sur des données réelles. Le Studio ne fixe pas de prix ferme avant le spike : ce serait chiffrer un risque non mesuré. Ordre de grandeur indicatif selon ce que l'audit révèle :
| Scénario | Ordre de grandeur indicatif |
|---|---|
| Socledispatch WhatsApp risqué ou écarté, on contourne | environ 8 000 € |
| Cibledispatch WhatsApp faisable, périmètre médian | environ 11 000 à 12 000 € |
| Ambitieuxdispatch validé, périmètre large | environ 15 000 € |
Ces fourchettes sont indicatives et non contractuelles. Le prix exact dépend du périmètre précis cadré ensemble après l'audit.
Le build est livré transférable : documentation et passation à l'équipe du Client ou à un opérateur local, pour que le Client ne dépende de personne. S'il préfère confier au Studio le maintien du système vivant (les automatisations évoluent, WhatsApp et Excel changent), un retainer est proposé en option, entre 500 et 700 € par mois, sans engagement de durée, non reconduit tacitement. C'est un choix de confort, pas un dû. Le retainer couvre la surveillance et les correctifs des automatisations livrées et les évolutions mineures ; il ne couvre pas les nouveaux modules, qui relèvent d'un nouveau chiffrage.
Le présent Cahier de mission décrit le périmètre fonctionnel, technique et opérationnel du pilote, en un seul lot. Sa validation vaut accord sur le périmètre, le prix et les clauses décrits ci-dessus, sous réserve des conditions, hypothèses et validations indiquées dans le document.
Pour valider le périmètre : on vous adresse ce document en signature électronique, en regard du devis DEV-2026-002.